MÓD. 8 – AUTORIDADES, ENTIDADES PÚBLICAS Y RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL

Autoridades y derechos de autor: competencias, documentos y verificación

Las autoridades y los derechos de autor se relacionan en diferentes escenarios vinculados con establecimientos comerciales, actividades económicas, eventos y utilización pública de música. Este módulo explica las competencias de las autoridades, los límites de actuación de ACIMCOL, la verificación de documentos y comprobantes de pago y los principios que deben orientar el relacionamiento entre organizaciones privadas y entidades públicas.

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BLOQUE I

RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL Y RESPETO DE COMPETENCIAS

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¿CÓMO SE RELACIONA ACIMCOL CON LAS AUTORIDADES Y ENTIDADES PÚBLICAS?

ACIMCOL mantiene relaciones institucionales de cooperación, comunicación y respeto con las autoridades competentes y demás entidades públicas que intervienen en asuntos relacionados con el sector musical, los derechos de autor, los derechos conexos y otras materias de interés común.

Este relacionamiento puede comprender actividades de información, orientación, verificación documental, formación, mesas de trabajo, diálogo institucional y otros mecanismos legítimos de cooperación. Estas actuaciones deben desarrollarse respetando las competencias de las autoridades y las facultades institucionales de ACIMCOL. La cooperación no implica delegación informal de funciones públicas ni atribuye a ACIMCOL competencias propias de una autoridad.


¿QUÉ PRINCIPIOS ORIENTAN ESA RELACIÓN?

La relación institucional con las autoridades se fundamenta en principios de legalidad, cooperación, transparencia, buena fe, respeto mutuo, información verificable, trazabilidad y reconocimiento de competencias. También debe promover el respeto por los procedimientos establecidos y por los derechos de las personas involucradas. Estos principios fortalecen la confianza y facilitan una adecuada interacción entre organizaciones privadas, ciudadanos y entidades públicas.


¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA COLABORACIÓN INSTITUCIONAL?

Porque facilita el intercambio legítimo de información, mejora los procesos de orientación y permite que cada actor comprenda con mayor claridad las situaciones sometidas a su conocimiento. También puede contribuir a prevenir errores, resolver dudas documentales, desarrollar actividades pedagógicas y facilitar la articulación entre instituciones. La colaboración debe realizarse siempre dentro de las competencias y procedimientos aplicables.


¿POR QUÉ ACIMCOL MANTIENE RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL CON AUTORIDADES Y ENTIDADES PÚBLICAS?

Porque el desarrollo del sector musical involucra diversos actores públicos y privados cuyas actuaciones pueden converger en escenarios relacionados con derechos patrimoniales, derechos conexos, cultura, comercio, eventos, formación y fortalecimiento sectorial.

El relacionamiento institucional permite explicar la naturaleza y actuación de ACIMCOL, facilitar información verificable, promover espacios pedagógicos y fortalecer canales de comunicación con las entidades que puedan intervenir dentro de sus respectivas competencias. Este relacionamiento no busca sustituir las funciones de las autoridades, sino contribuir a que las interacciones entre los diferentes actores se desarrollen con mayor claridad, información y seguridad jurídica.


¿QUÉ SIGNIFICA RESPETAR LAS COMPETENCIAS DE CADA ENTIDAD?

Significa reconocer que cada autoridad, entidad u organización debe actuar dentro de las funciones que le atribuyen la Constitución, la ley, los reglamentos y demás instrumentos jurídicos aplicables. Una autoridad no adquiere nuevas facultades por relacionarse con ACIMCOL y ACIMCOL tampoco adquiere funciones públicas por cooperar con una autoridad.

Identificar correctamente quién tiene competencia para verificar, decidir, sancionar, registrar, orientar o resolver una controversia evita conflictos de funciones y fortalece la seguridad jurídica.

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BLOQUE II

AUTORIDADES, COMPETENCIAS Y LÍMITES

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¿ACIMCOL EJERCE FUNCIONES DE AUTORIDAD PÚBLICA?

No. ACIMCOL es una organización privada que desarrolla sus actuaciones dentro de su objeto institucional, las disposiciones legales aplicables, sus estatutos y los contratos, mandatos, autorizaciones o instrumentos que correspondan en cada caso. Las funciones públicas corresponden a las autoridades y entidades a las cuales el ordenamiento jurídico les haya atribuido dichas competencias.

Por esta razón, el relacionamiento de ACIMCOL con alcaldías, Policía Nacional, entidades administrativas u otras autoridades no convierte a ACIMCOL, sus directivos, empleados o gestores en autoridad pública.


¿ACIMCOL PUEDE IMPONER SANCIONES?

No. Las facultades sancionatorias corresponden a las autoridades competentes cuando la ley les atribuye esa función y deben ejercerse conforme al procedimiento aplicable. ACIMCOL puede desarrollar actuaciones institucionales, comerciales, documentales o jurídicas propias de su actividad, pero no puede atribuirse la facultad pública de imponer sanciones. Informar sobre una obligación o sobre consecuencias previstas en la legislación tampoco equivale a imponer una sanción.


¿ACIMCOL PUEDE REALIZAR INSPECCIONES O VIGILANCIA PERMANENTE?

No en calidad de autoridad pública. ACIMCOL no ejerce funciones generales de inspección, vigilancia o control administrativo sobre establecimientos, ciudadanos o entidades.

Puede realizar visitas institucionales, comerciales, informativas o de relacionamiento dentro de sus actividades y facultades. Sin embargo, estas actuaciones no equivalen a una inspección administrativa ni atribuyen al representante de ACIMCOL poderes propios de una autoridad. Las funciones públicas de inspección, vigilancia, verificación o control corresponden a las autoridades que tengan atribuida legalmente cada competencia.


¿UNA VISITA DE ACIMCOL A UN ESTABLECIMIENTO EQUIVALE A UNA INSPECCIÓN DE UNA AUTORIDAD?

No. Una visita realizada por un gestor, empleado o representante de ACIMCOL constituye una actuación institucional dentro de las funciones que le hayan sido asignadas. No es, por ese solo hecho, una diligencia administrativa de inspección ni confiere facultades policivas, sancionatorias o de control estatal. La persona que realiza la visita debe identificarse adecuadamente, explicar el propósito de su gestión y actuar dentro de las facultades que ACIMCOL le haya otorgado.


¿TODAS LAS AUTORIDADES TIENEN LAS MISMAS COMPETENCIAS FRENTE AL DERECHO DE AUTOR?

No. Las competencias dependen de la autoridad, la norma que le atribuye funciones y el asunto concreto sometido a su conocimiento. Las autoridades de Policía pueden ejercer las funciones que la legislación de convivencia les atribuye respecto del cumplimiento de requisitos para actividades económicas.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor —DNDA— ejerce, entre otras funciones, las relacionadas con el Registro Nacional de Derecho de Autor, orientación especializada, funciones jurisdiccionales en los asuntos atribuidos por la ley e inspección y vigilancia sobre las sociedades de gestión colectiva dentro del régimen aplicable.

Otras autoridades nacionales o territoriales pueden intervenir cuando una norma les atribuya competencias relacionadas con eventos, cultura, actividades económicas, convivencia, procedimientos administrativos u otras materias. Por ello, antes de atribuir una función a una autoridad debe identificarse la competencia jurídica específica que sustenta su actuación.


¿LA DNDA, LAS ALCALDÍAS Y LAS AUTORIDADES DE POLICÍA CUMPLEN LA MISMA FUNCIÓN?

No. Son autoridades con funciones diferentes.

La Dirección Nacional de Derecho de Autor es la autoridad nacional especializada en materia de derecho de autor y derechos conexos y ejerce las funciones que el ordenamiento jurídico le atribuye. Las alcaldías y autoridades de Policía ejercen las competencias administrativas y policivas que les corresponden conforme a la legislación aplicable.

En materia de actividades económicas, por ejemplo, el artículo 87 de la Ley 1801 de 2016 atribuye a las autoridades de Policía la posibilidad de verificar los requisitos establecidos en esa disposición. Por tanto, no debe presumirse que una autoridad puede ejercer las competencias legalmente asignadas a otra.


¿QUÉ PUEDEN VERIFICAR LAS AUTORIDADES DE POLICÍA RESPECTO DEL DERECHO DE AUTOR EN UN ESTABLECIMIENTO?

Dentro del ámbito del artículo 87 de la Ley 1801 de 2016, las autoridades de Policía pueden verificar los requisitos establecidos para el desarrollo de actividades económicas.

Para aquellos establecimientos donde se ejecuten públicamente obras musicales causantes de pago protegidas por las disposiciones legales vigentes sobre derecho de autor, la norma exige mantener y presentar el comprobante de pago al día. La verificación debe realizarse conforme a la legislación aplicable y teniendo en cuenta los requisitos jurídicos correspondientes al documento y a la modalidad de gestión de derechos involucrada.

La autoridad debe verificar dentro de su competencia; no corresponde a una organización privada sustituir esa función.

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BLOQUE III

INFORMACIÓN, DOCUMENTOS Y VERIFICACIÓN

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¿CUÁL ES EL ALCANCE DE LAS CERTIFICACIONES EXPEDIDAS POR ACIMCOL FRENTE A LAS AUTORIDADES?

Los documentos expedidos por ACIMCOL deben analizarse según su naturaleza y contenido. Una certificación, una constancia, un comprobante de pago, una autorización o un documento declaratorio no deben presumirse equivalentes, porque cada uno puede acreditar hechos, actuaciones, pagos, autorizaciones, declaraciones o circunstancias diferentes.

Frente a una autoridad, cada documento acredita únicamente aquello que resulte de su contenido, naturaleza, vigencia y fundamento correspondiente. Los documentos de ACIMCOL no sustituyen las competencias de las autoridades ni impiden que estas realicen las verificaciones que legalmente les correspondan.


¿TODOS LOS DOCUMENTOS EXPEDIDOS POR ACIMCOL TIENEN EL MISMO ALCANCE ANTE UNA AUTORIDAD?

No. El alcance depende del tipo de documento, su contenido, la finalidad para la cual fue expedido y las disposiciones jurídicas aplicables. Por ello, antes de determinar el valor de un documento debe identificarse:

  • Qué tipo de documento es
  • Quién lo expide
  • Qué información contiene
  • Qué hecho, actuación, autorización, pago o circunstancia acredita
  • Cuál es su vigencia, cuando corresponda
  • y para qué procedimiento o verificación se presenta.

La autoridad debe valorar el documento conforme a la competencia y normativa aplicables al caso concreto.


¿QUÉ INFORMACIÓN PUEDE SUMINISTRAR ACIMCOL A UNA AUTORIDAD?

ACIMCOL puede suministrar información relacionada con sus actuaciones institucionales, documentos expedidos, procesos desarrollados y demás asuntos cuya comunicación resulte procedente. Cuando una autoridad solicite información deben considerarse la identidad y competencia de la entidad solicitante, la finalidad de la solicitud, el contenido requerido y las reglas aplicables al tratamiento de esa información.

La condición de autoridad pública no significa, por sí sola, que cualquier información institucional, contractual o personal deba entregarse sin considerar el fundamento y alcance de la solicitud. Cuando corresponda, deben observarse además las normas sobre protección de datos, reserva, confidencialidad y demás disposiciones aplicables.


¿QUÉ DOCUMENTOS PUEDEN SER CONSULTADOS O VERIFICADOS POR UNA AUTORIDAD?

Depende de la competencia de la autoridad, el procedimiento correspondiente y la naturaleza de la información solicitada. Cuando resulte procedente, pueden verificarse documentos expedidos por ACIMCOL, registros institucionales relacionados con esos documentos y demás información necesaria para confirmar su autenticidad, vigencia o contenido.

La consulta o verificación debe guardar relación con la competencia y finalidad de la actuación administrativa correspondiente.


¿CÓMO PUEDE UNA AUTORIDAD VERIFICAR LA AUTENTICIDAD DE UN DOCUMENTO EXPEDIDO POR ACIMCOL?

La autenticidad puede verificarse mediante los mecanismos institucionales habilitados para cada tipo documental, incluidos los sistemas de validación o códigos de verificación que ACIMCOL implemente, o mediante comunicación con sus canales oficiales. La validación permite determinar si el documento corresponde efectivamente a uno expedido por ACIMCOL y comprobar los datos que el mecanismo de consulta se encuentre habilitado para confirmar. Sin embargo, verificar la autenticidad de un documento no significa automáticamente determinar todo su alcance jurídico.


¿VERIFICAR LA AUTENTICIDAD DE UN DOCUMENTO DETERMINA TAMBIÉN SU ALCANCE JURÍDICO?

No. La autenticidad responde principalmente a la pregunta de si el documento es genuino y corresponde a uno efectivamente expedido por quien aparece como emisor. El alcance exige además examinar qué tipo de documento es, qué acredita, su vigencia, a quién corresponde, qué derechos, obras, prestaciones o circunstancias comprende cuando ello resulte pertinente y cuál es la norma aplicable al caso.

Por ejemplo, un mecanismo de verificación digital puede confirmar que un documento fue expedido por ACIMCOL, pero la interpretación de sus efectos debe realizarse a partir del contenido del documento y del marco jurídico aplicable.

Por ello deben diferenciarse siempre autenticidad, vigencia y alcance.


¿QUÉ DEBE HACER UNA AUTORIDAD CUANDO TIENE DUDAS SOBRE UN DOCUMENTO EXPEDIDO POR ACIMCOL?

Debe utilizar los mecanismos institucionales de verificación disponibles o acudir a los canales oficiales de ACIMCOL para solicitar la aclaración o confirmación correspondiente. La consulta debe identificar suficientemente el documento y la información que requiere ser verificada. Cuando la duda sea jurídica y no simplemente documental, debe distinguirse entre la información que ACIMCOL puede suministrar sobre su propio documento y la valoración que corresponde realizar a la autoridad dentro de sus competencias.


¿QUÉ IMPORTANCIA TIENE LA INFORMACIÓN VERIFICABLE EN ESTOS ESCENARIOS?

La información verificable fortalece la transparencia, la trazabilidad, la confianza institucional y la adecuada toma de decisiones. Ante una duda documental o institucional resulta conveniente identificar, según corresponda:

  • La fuente
  • La vigencia
  • La autenticidad
  • El alcance
  • y la competencia del actor que interviene.

Estos elementos ayudan a reducir riesgos derivados de información incompleta, documentos no verificados, interpretaciones equivocadas o actuaciones realizadas por fuera de las competencias correspondientes.


¿QUÉ DEBE VERIFICARSE CUANDO UNA AUTORIDAD SOLICITA INFORMACIÓN O DOCUMENTACIÓN A ACIMCOL?

ACIMCOL debe identificar quién formula la solicitud, la entidad a la que pertenece, el asunto sobre el cual requiere información, la finalidad comunicada y, cuando resulte necesario, la competencia o fundamento correspondiente. También debe determinar qué información puede suministrarse, cuál debe ser el canal de respuesta y qué medidas de protección, confidencialidad o tratamiento de datos resultan aplicables. La actuación debe conservar trazabilidad suficiente para identificar la solicitud y la respuesta institucional correspondiente.

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BLOQUE IV

DERECHO DE AUTOR, COMPROBANTES Y ACTUACIÓN DE AUTORIDADES

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¿POR QUÉ LAS AUTORIDADES PUEDEN ENCONTRAR ASUNTOS RELACIONADOS CON DERECHOS DE AUTOR EN EL EJERCICIO DE SUS FUNCIONES?

Porque actividades económicas, culturales, recreativas, artísticas y de entretenimiento pueden involucrar la utilización de obras, interpretaciones, ejecuciones artísticas, fonogramas u otros contenidos protegidos.

Una autoridad puede intervenir cuando una norma le atribuya una función concreta relacionada con el cumplimiento de requisitos, actividades económicas, convivencia, eventos, procedimientos administrativos u otras materias vinculadas con el caso. La sola existencia de un asunto relacionado con derecho de autor no significa que todas las autoridades tengan las mismas facultades para resolverlo. Debe identificarse la competencia correspondiente.


¿QUÉ DEBE VERIFICAR UNA AUTORIDAD FRENTE A UN COMPROBANTE DE PAGO RELACIONADO CON DERECHOS DE AUTOR O DERECHOS CONEXOS?

La verificación debe realizarse conforme al régimen jurídico aplicable al caso y a la naturaleza de quien expide el documento. Entre otros elementos, puede ser necesario verificar la autenticidad, vigencia, emisor y alcance del comprobante.

Además, el Decreto 1007 de 2022 establece que, para los fines señalados en los artículos 160 y 162 de la Ley 23 de 1982 y 87 y 92 de la Ley 1801 de 2016, cuando las autorizaciones o comprobantes de pago sean expedidos por personas diferentes de las sociedades de gestión colectiva de derecho de autor o derechos conexos y/o de la entidad recaudadora, las autoridades administrativas y policivas solo los exigirán y aceptarán cuando se individualice el repertorio de obras, interpretaciones, ejecuciones artísticas o fonogramas administrado y se acredite que quien realiza la gestión es titular o representante del titular de esas obras.

Por ello, la verificación no debe reducirse únicamente al nombre del emisor o a la apariencia material del documento. Debe atender a los requisitos jurídicos aplicables.


140. ¿LA LEGISLACIÓN DISTINGUE ENTRE MODALIDADES DE GESTIÓN DE DERECHOS?

Sí.

El Decreto 1007 de 2022 distingue entre gestión colectiva y gestión individual de derechos patrimoniales de autor y derechos conexos y establece reglas específicas relacionadas con estas modalidades.

La gestión colectiva corresponde al régimen jurídico establecido para las sociedades de gestión colectiva que cumplen las condiciones previstas en la legislación.

El mismo decreto define la gestión individual como aquella realizada por el propio titular de derecho de autor o derechos conexos no afiliado a una sociedad de gestión colectiva y establece reglas sobre la especificación del repertorio cuando el titular decide gestionar individualmente.

La identificación de estas categorías es importante para comprender las reglas jurídicas aplicables, pero no debe utilizarse para atribuir automáticamente una determinada categoría jurídica a una organización sin examinar su naturaleza y los instrumentos que sustentan la gestión concreta.


122. ¿QUÉ PAPEL PUEDE CUMPLIR ACIMCOL EN PROCESOS DE ORIENTACIÓN INSTITUCIONAL?

ACIMCOL puede suministrar información sobre su naturaleza, actuaciones, documentos, procedimientos, servicios y fundamentos institucionales.

También puede explicar el contenido de los documentos que expide y facilitar información que permita comprender el alcance de una actuación realizada por la organización.

Cuando resulte pertinente puede aportar documentación o información relacionada con los derechos, titulares, obras, prestaciones o instrumentos de representación involucrados en una gestión.

Sin embargo, ACIMCOL no sustituye la competencia de la autoridad ni determina por sí misma el contenido de una decisión administrativa que corresponda adoptar a esta.


141. ¿PUEDE UNA AUTORIDAD EXIGIR REQUISITOS ADICIONALES DE FUNCIONAMIENTO NO PREVISTOS EN LA LEY?

Dentro del ámbito de aplicación del artículo 87 de la Ley 1801 de 2016, no.

El parágrafo 2 de esa disposición establece que ninguna autoridad puede exigir licencia, permiso o requisito adicional de funcionamiento para el desarrollo de actividades económicas, salvo lo previsto en la ley.

Esto significa que la verificación de una autoridad debe fundarse en los requisitos establecidos jurídicamente y no en condiciones adicionales creadas informalmente.

Esta regla protege tanto el ejercicio legítimo de las competencias públicas como la seguridad jurídica de quienes desarrollan actividades económicas.


124. ¿CÓMO CONTRIBUYE LA CONCERTACIÓN AL RELACIONAMIENTO INSTITUCIONAL?

La concertación favorece el diálogo, la cooperación y la construcción de entendimientos entre organizaciones, autoridades y comunidad.

Permite intercambiar información, aclarar diferencias y explorar soluciones dentro del marco jurídico e institucional correspondiente.

Sin embargo, la concertación no modifica competencias legales, no permite desconocer requisitos jurídicos y no sustituye los procedimientos administrativos o judiciales que deban utilizarse cuando corresponda.


130. ¿CÓMO CONTRIBUYE LA COOPERACIÓN ENTRE ORGANIZACIONES Y AUTORIDADES AL FORTALECIMIENTO DEL SECTOR MUSICAL?

La cooperación facilita el intercambio de información, mejora la comprensión de las necesidades del sector y fortalece los mecanismos de articulación institucional.

También puede facilitar actividades pedagógicas, formación, prevención de conflictos, verificación de información y construcción de espacios de diálogo.

Cuando organizaciones y autoridades actúan dentro de sus respectivas competencias y mantienen canales efectivos de comunicación, se generan mejores condiciones para el desarrollo del sector musical y para la protección de los derechos e intereses legítimos de sus diferentes actores.

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BLOQUE V

COOPERACIÓN, LEGALIDAD Y SOLUCIÓN INSTITUCIONAL DE DIFERENCIAS

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125. ¿QUÉ ES LA CULTURA DE RESPETO POR LOS DERECHOS DE AUTOR?

Es el conjunto de conocimientos, prácticas, valores y comportamientos orientados al reconocimiento y respeto de los derechos de autores, compositores, intérpretes, ejecutantes y demás titulares protegidos por la legislación aplicable.

También implica comprender que la protección de los derechos debe desarrollarse respetando las competencias institucionales, los procedimientos aplicables, la información verificable y los derechos de usuarios y demás actores involucrados.

Una cultura de respeto por el derecho de autor debe construirse mediante conocimiento, legalidad, pedagogía, transparencia y responsabilidad.


126. ¿CÓMO PUEDE FORTALECERSE LA CULTURA DE LEGALIDAD DESDE LAS INSTITUCIONES?

Mediante procesos de información, pedagogía, cooperación institucional, formación ciudadana, transparencia, trazabilidad documental y promoción del cumplimiento de las normas aplicables.

También exige que cada institución conozca los límites de sus propias competencias y evite crear requisitos, atribuir facultades o producir interpretaciones que no encuentren fundamento en el ordenamiento jurídico.

La legalidad comprende tanto el cumplimiento de las obligaciones como el respeto por los límites establecidos para el ejercicio de la autoridad.


127. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE EL DIÁLOGO ENTRE ORGANIZACIONES Y AUTORIDADES?

Porque facilita la comprensión de diferentes situaciones, permite aclarar información, fortalece la cooperación institucional y puede contribuir a prevenir o resolver desacuerdos.

El diálogo institucional debe fundamentarse en información verificable y respeto por las competencias de cada actor.

Dialogar no significa renunciar a una posición jurídica ni aceptar automáticamente la interpretación de otra parte.

Cuando persistan diferencias, deben utilizarse los mecanismos institucionales, administrativos o judiciales que resulten procedentes.


142. ¿QUÉ DEBE HACER ACIMCOL CUANDO DISCREPA DE UNA INTERPRETACIÓN O ACTUACIÓN DE UNA AUTORIDAD?

Debe actuar mediante los canales institucionales y jurídicos correspondientes.

Dependiendo de la situación, puede documentar los hechos, identificar el fundamento jurídico de la diferencia, aportar información o documentos, solicitar aclaraciones, presentar observaciones y utilizar los mecanismos administrativos o judiciales que resulten procedentes.

El respeto por una autoridad no impide controvertir jurídicamente una actuación o interpretación cuando existan fundamentos para hacerlo.

La diferencia debe tramitarse mediante argumentos, documentos y procedimientos, evitando confrontaciones personales o actuaciones que desconozcan las competencias institucionales.


128. ¿CUÁL ES EL COMPROMISO INSTITUCIONAL DE ACIMCOL FRENTE A LAS AUTORIDADES Y LA COMUNIDAD?

ACIMCOL mantiene su compromiso con la legalidad, la transparencia, la cooperación institucional, la información verificable y la promoción de una cultura de respeto por los derechos de autor, los derechos conexos y las competencias institucionales.

La organización procura contribuir al fortalecimiento del sector musical mediante relaciones responsables, respetuosas y constructivas con autoridades, titulares de derechos, usuarios, organizaciones y comunidad.

Este compromiso comprende actuar dentro de sus propias facultades, explicar de manera clara el alcance de sus actuaciones y documentos, facilitar mecanismos de verificación y utilizar los canales institucionales y jurídicos correspondientes cuando surjan diferencias.


PRINCIPIO RECTOR DEL RELACIONAMIENTO CON AUTORIDADES

“ACIMCOL coopera sin sustituir competencias; informa sin atribuirse autoridad; acredita dentro del alcance de sus documentos; verifica antes de afirmar; y cuando existe una diferencia institucional, la tramita mediante información, argumentos y los procedimientos jurídicos correspondientes.”

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