Comunicación institucional: medios, divulgación y responsabilidad
La comunicación institucional permite informar, orientar, divulgar conocimiento y construir relaciones de confianza con los diferentes públicos. En este módulo conocerás cómo identificar fuentes confiables y canales oficiales, diferenciar información, opinión y publicidad, utilizar responsablemente contenidos de terceros y actuar frente a errores, desinformación y situaciones sensibles.
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BLOQUE I | COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL Y PÚBLICOS
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¿QUÉ SON LOS MEDIOS Y CANALES DE COMUNICACIÓN?
Son medios, espacios o mecanismos mediante los cuales se transmiten y reciben información, conocimiento, opiniones, contenidos y mensajes. Pueden incluir medios tradicionales, medios digitales, redes sociales, sitios web, publicaciones, programas audiovisuales o sonoros, actividades académicas, eventos, espacios culturales, canales de atención y otras formas de interacción.
No todos los medios de comunicación son canales oficiales de una organización. Un medio externo puede informar sobre ACIMCOL sin formar parte de sus canales institucionales.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA COMUNICACIÓN PARA EL SECTOR MUSICAL?
Porque facilita la circulación de conocimiento, la visibilidad de creadores e iniciativas, la comprensión de derechos y responsabilidades y el relacionamiento entre los diferentes actores del ecosistema musical. Una comunicación de calidad también puede contribuir a disminuir confusiones, facilitar decisiones informadas y fortalecer una cultura de respeto por la actividad creativa y los derechos relacionados con ella.
¿QUÉ SE ENTIENDE POR DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL?
Es el conjunto de acciones mediante las cuales una organización comunica información relacionada con su naturaleza, actividades, servicios, programas, proyectos, posiciones, decisiones y asuntos de interés para sus diferentes públicos. La divulgación institucional puede realizarse mediante canales propios o a través de espacios y medios externos.
¿TODA OPINIÓN DE UN ASOCIADO, EMPLEADO, GESTOR O COLABORADOR REPRESENTA A ACIMCOL?
No. La participación de una persona en ACIMCOL no convierte automáticamente todas sus opiniones o publicaciones personales en posiciones institucionales. Una posición oficial debe poder identificarse como proveniente de ACIMCOL mediante los canales, documentos, voceros o mecanismos institucionales correspondientes.
¿QUIÉN PUEDE ACTUAR COMO VOCERO DE ACIMCOL?
Las personas autorizadas para hacerlo de acuerdo con sus funciones, competencias, designaciones o procedimientos internos. Tener conocimiento sobre un tema o pertenecer a la organización no otorga automáticamente facultad para formular declaraciones oficiales en nombre de ACIMCOL.
Cuando exista duda sobre la facultad para emitir una posición institucional, debe consultarse o escalarse internamente antes de realizar la declaración.
¿QUÉ PRINCIPIOS DEBEN ORIENTAR LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL?
Entre otros:
- Veracidad
- Claridad
- Verificabilidad
- Coherencia
- Oportunidad
- Respeto
- Responsabilidad
- Transparencia
- Protección de derechos
- Escucha de los públicos
Estos principios deben aplicarse tanto al contenido como a la forma y al contexto de la comunicación.
¿DEBE ACIMCOL COMUNICAR DE LA MISMA MANERA A TODOS SUS PÚBLICOS?
No necesariamente. Los asociados, comerciantes, empresarios, gestores, autoridades, creadores, medios de comunicación y ciudadanía pueden requerir diferentes niveles de profundidad, lenguaje, formato y canales. La comunicación puede adaptarse al público sin alterar los hechos, el sentido jurídico ni la posición institucional que se pretende transmitir.
¿QUÉ BENEFICIOS OFRECE UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN BIEN ESTRUCTURADA?
Permite relacionar adecuadamente el objetivo de una comunicación con el público al que se dirige, el mensaje, el canal, el momento y los responsables de su difusión.
Una estrategia adecuada puede mejorar la comprensión, reducir contradicciones, fortalecer la identidad institucional y facilitar la evaluación de los resultados de la comunicación. Comunicar estratégicamente no significa simplemente publicar con mayor frecuencia.
¿QUÉ RELACIÓN EXISTE ENTRE COMUNICACIÓN Y CONFIANZA?
La confianza puede fortalecerse cuando existe correspondencia entre lo que una organización comunica y lo que puede demostrar mediante sus actuaciones, documentos y fuentes. Por ello, la credibilidad institucional no depende únicamente de comunicar frecuentemente, sino de que la información sea coherente, verificable y responsable.
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BLOQUE II | INFORMACIÓN, FUENTES Y CANALES OFICIALES
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¿QUÉ SIGNIFICA VERIFICAR INFORMACIÓN ANTES DE PUBLICARLA?
Significa comprobar, según la naturaleza del contenido, aspectos como su fuente, fecha, vigencia, contexto, documento de origen, autoridad competente y alcance real.
La intensidad de la verificación debe guardar relación con la importancia y posibles consecuencias de la información. Una afirmación jurídica, institucional o factual relevante no debe considerarse comprobada únicamente porque aparezca en redes sociales, en una publicación de terceros o en el resultado generado por una herramienta tecnológica.
¿TODAS LAS FUENTES DE INFORMACIÓN TIENEN EL MISMO NIVEL DE CONFIABILIDAD?
No. La confiabilidad debe evaluarse teniendo en cuenta la naturaleza de la información y su fuente. En asuntos jurídicos, por ejemplo, deben identificarse las normas, decisiones, documentos oficiales o autoridades competentes que permitan verificar la afirmación. Las explicaciones institucionales, análisis especializados y medios de comunicación pueden aportar contexto, pero no sustituyen automáticamente la fuente jurídica correspondiente.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE DIFERENCIAR ENTRE INFORMACIÓN, OPINIÓN Y PUBLICIDAD?
Porque cumplen funciones distintas. La información comunica hechos o datos susceptibles de verificación. La opinión expresa una valoración, interpretación o posición. La publicidad o comunicación promocional busca promover servicios, actividades, productos, campañas o decisiones.
Una opinión no debe presentarse como un hecho comprobado y una comunicación promocional no debe utilizar una apariencia de objetividad para inducir a error sobre su finalidad.
¿UNA POSICIÓN INSTITUCIONAL DE ACIMCOL EQUIVALE A UNA NORMA JURÍDICA?
No. Debe distinguirse entre una norma jurídica, una decisión judicial o administrativa, un pronunciamiento de autoridad, una interpretación jurídica, una explicación pedagógica y una posición institucional. ACIMCOL puede informar, explicar o expresar su interpretación institucional sobre determinados asuntos dentro de su ámbito de actuación, pero ello no transforma automáticamente esa posición en una norma de obligatorio cumplimiento general.
¿QUÉ IMPORTANCIA TIENEN LOS CANALES OFICIALES DE COMUNICACIÓN?
Permiten identificar información emitida o validada por la organización y facilitan verificar su origen, fecha y contexto. También contribuyen a disminuir riesgos de suplantación, alteración de mensajes o circulación de versiones incompletas. Cuando una información sea relevante y existan dudas sobre su autenticidad, debe procurarse su confirmación mediante un canal institucional verificable.
¿TODA INFORMACIÓN SOBRE ACIMCOL QUE CIRCULA POR WHATSAPP O REDES SOCIALES ES OFICIAL?
No. Una captura de pantalla, un mensaje reenviado, una publicación reproducida por terceros o un contenido atribuido a ACIMCOL puede estar incompleto, modificado, desactualizado o carecer de contexto. Antes de considerarlo oficial debe verificarse, cuando sea necesario, su origen, fecha, contenido completo y correspondencia con los canales o fuentes institucionales.
¿QUÉ PAPEL CUMPLEN LOS MEDIOS DIGITALES EN LA DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL?
Permiten ampliar el alcance de los mensajes, facilitar el acceso a información, generar espacios de interacción y utilizar diferentes formatos para comunicarse con los públicos. Su rapidez no elimina la responsabilidad de verificar antes de publicar. La inmediatez puede ser una ventaja comunicacional, pero no debe convertirse en justificación para difundir información no comprobada.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE LA CONSISTENCIA EN LOS MENSAJES INSTITUCIONALES?
Porque ayuda a que los diferentes públicos identifiquen con claridad la posición y la información de la organización. Consistencia no significa utilizar exactamente las mismas palabras en todos los medios. Un mensaje puede adaptarse a un comerciante, un asociado, una autoridad o un creador manteniendo el mismo contenido esencial.
¿QUÉ ES UNA COMUNICACIÓN RESPONSABLE?
Es aquella que procura informar con claridad, verifica lo que corresponda, diferencia hechos de opiniones, evita afirmaciones engañosas, respeta derechos y considera las posibles consecuencias de lo publicado. También supone reconocer y corregir los errores cuando estos sean identificados.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE QUE LA INFORMACIÓN SEA COMPRENSIBLE Y ACCESIBLE?
Porque una información puede ser técnicamente correcta y, sin embargo, resultar poco útil si su destinatario no puede comprenderla. La comunicación institucional debe procurar explicar los asuntos complejos mediante lenguaje adecuado al público, estructura clara, contexto y ejemplos cuando sean necesarios. Simplificar el lenguaje no significa alterar el contenido jurídico o factual.
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BLOQUE III | DIVULGACIÓN, MEDIOS Y PARTICIPACIÓN
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¿QUÉ PAPEL CUMPLEN LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN EN LA FORMACIÓN DE OPINIÓN?
Los medios contribuyen a la circulación de información, interpretaciones y perspectivas que pueden influir en la manera en que las personas comprenden determinados asuntos. La comunicación institucional puede participar en ese intercambio aportando información y argumentos, pero debe respetar la capacidad de los públicos para formar sus propias opiniones.
¿QUÉ PAPEL CUMPLE LA COMUNICACIÓN PEDAGÓGICA?
Busca que el destinatario no solamente reciba información, sino que pueda comprenderla y utilizarla adecuadamente. Para ello puede emplear explicaciones, ejemplos, preguntas y respuestas, recursos audiovisuales, documentos, actividades formativas y otros mecanismos.
En asuntos jurídicos o técnicos, la pedagogía debe facilitar la comprensión sin modificar el significado de los conceptos explicados.
¿POR QUÉ ACIMCOL PARTICIPA EN MEDIOS Y ESPACIOS DE COMUNICACIÓN?
Porque estos espacios pueden contribuir a divulgar conocimiento, explicar la actividad institucional, promover la cultura de respeto por los derechos, escuchar a diferentes públicos y participar en conversaciones relevantes para el sector musical.
La participación de ACIMCOL en un medio externo no significa necesariamente que comparta todas las posiciones o contenidos de dicho medio.
¿QUÉ PAPEL CUMPLEN LAS REDES SOCIALES EN LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL?
Permiten difundir información, establecer interacción directa, divulgar contenidos pedagógicos, conocer inquietudes de los públicos y participar oportunamente en conversaciones de interés. Sin embargo, su velocidad y alcance también pueden amplificar errores.
Por ello, las redes sociales deben utilizarse con los mismos principios de verificación, responsabilidad y coherencia aplicables a los demás canales institucionales.
¿QUÉ APORTE REALIZAN LOS MEDIOS CULTURALES Y COMUNITARIOS AL SECTOR MUSICAL?
Pueden contribuir a visibilizar expresiones artísticas, acercar información a comunidades específicas, fortalecer procesos culturales y favorecer la diversidad de voces y contenidos. También pueden facilitar la circulación de iniciativas que no siempre encuentran espacio en medios de alcance general.
La denominación “comunitario” no debe utilizarse para atribuir automáticamente una condición jurídica específica a cualquier medio que se presente de esa manera; cuando esa condición sea jurídicamente relevante debe verificarse conforme al régimen aplicable.
¿POR QUÉ ES IMPORTANTE ESCUCHAR A LOS DIFERENTES PÚBLICOS?
Porque comunicar no consiste únicamente en transmitir mensajes. La escucha permite identificar preguntas, necesidades, errores de comprensión, expectativas y asuntos que requieren mayor explicación. Esa información puede contribuir a mejorar contenidos, servicios, procesos pedagógicos y estrategias institucionales.
¿QUÉ SIGNIFICA QUE LA COMUNICACIÓN SEA BIDIRECCIONAL?
Significa que existen mecanismos tanto para transmitir información como para recibir preguntas, observaciones y retroalimentación. La comunicación bidireccional puede desarrollarse mediante reuniones, encuestas, actividades formativas, canales de atención, sistemas de PQRS y otros espacios de participación. Cada mecanismo puede tener una finalidad diferente.
¿UN COMENTARIO O MENSAJE EN REDES SOCIALES SUSTITUYE UNA PQRS O UNA SOLICITUD FORMAL?
No necesariamente. Los canales de divulgación, interacción social y atención formal pueden cumplir funciones diferentes. Cuando una solicitud requiera radicación, trazabilidad, documentos, términos de respuesta u otro procedimiento institucional, debe utilizarse el canal establecido para ese propósito. La organización debe procurar orientar al usuario hacia el mecanismo adecuado.
¿LOS MEDIOS DE COMUNICACIÓN SON LOS ÚNICOS CANALES DE DIVULGACIÓN?
No. La divulgación también puede desarrollarse mediante sitios web, bases de conocimiento, publicaciones, programas radiales o audiovisuales, capacitaciones, seminarios, eventos culturales, reuniones, actividades académicas y otros espacios de interacción. La selección del canal debe responder al propósito y al público de la comunicación.
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BLOQUE IV | DERECHOS, PROTECCIÓN Y RESPONSABILIDAD
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¿PUEDE UTILIZARSE LIBREMENTE CUALQUIER CONTENIDO ENCONTRADO EN INTERNET?
No. El hecho de que un texto, fotografía, canción, video, ilustración, grabación u otro contenido pueda visualizarse o descargarse en Internet no significa que carezca de derechos o que pueda utilizarse para cualquier finalidad. Antes de reutilizar contenidos de terceros debe analizarse su naturaleza, procedencia y las condiciones jurídicas aplicables a la utilización pretendida.
¿QUÉ DEBE VERIFICARSE ANTES DE UTILIZAR MÚSICA, FOTOGRAFÍAS, VIDEOS, TEXTOS U OTROS CONTENIDOS DE TERCEROS?
Según el caso, puede ser necesario identificar:
- El contenido utilizado
- Su procedencia
- Los titulares o personas involucradas
- La licencia o autorización existente
- Las condiciones de utilización
- El alcance de la publicación
- Las excepciones o limitaciones legalmente aplicables
La verificación debe corresponder al tipo de contenido y al uso que se pretende realizar.
¿DAR CRÉDITO AL AUTOR O A LA FUENTE SUSTITUYE UNA AUTORIZACIÓN?
No necesariamente. Identificar correctamente la autoría y la fuente puede constituir una obligación o una buena práctica según el caso, pero no sustituye por sí sola una autorización cuando esta resulte jurídicamente necesaria. La atribución y la autorización responden a cuestiones diferentes.
¿SE PUEDE CITAR INFORMACIÓN O CONTENIDO DE TERCEROS?
Sí, cuando se cumplan las condiciones jurídicas aplicables. En materia de derecho de autor existen determinadas limitaciones y excepciones, entre ellas la posibilidad de realizar citas bajo las condiciones previstas por el ordenamiento jurídico. La cita no debe utilizarse como justificación automática para reproducir contenidos completos o para usos que excedan la finalidad permitida.
¿QUÉ DEBE CONSIDERARSE ANTES DE PUBLICAR FOTOGRAFÍAS, TESTIMONIOS O INFORMACIÓN SOBRE PERSONAS?
Debe analizarse el contexto de la publicación, su finalidad, la procedencia del material, las personas involucradas, los datos personales tratados, los derechos que puedan estar comprometidos y las autorizaciones que correspondan. No todos los casos tienen las mismas exigencias, por lo que debe evitarse asumir que una sola regla resuelve cualquier situación.
¿PUBLICAR INFORMACIÓN INSTITUCIONAL AUTORIZA A DIVULGAR CUALQUIER DATO PERSONAL?
No. La finalidad institucional de una comunicación no elimina las obligaciones aplicables al tratamiento de datos personales. Antes de divulgar información relacionada con personas deben considerarse la finalidad, pertinencia, condiciones de tratamiento y demás reglas que resulten aplicables.
¿TODA INFORMACIÓN INTERNA DE ACIMCOL PUEDE PUBLICARSE?
No. Una organización puede manejar información pública, institucional de circulación determinada, interna, confidencial o sometida a restricciones legales, contractuales o de seguridad. La persona que tenga acceso a determinada información no debe presumir que también está autorizada para divulgarla. La clasificación y los procedimientos específicos deberán corresponder a las políticas e instrumentos internos vigentes de ACIMCOL.
¿PUEDE ACIMCOL UTILIZAR INTELIGENCIA ARTIFICIAL PARA APOYAR SUS COMUNICACIONES?
Las herramientas de inteligencia artificial pueden utilizarse como apoyo en tareas de análisis, organización, redacción, adaptación, producción o revisión, siempre dentro de las reglas institucionales aplicables. Su utilización no elimina la necesidad de supervisión humana, verificación de información, protección de datos, respeto por los derechos de terceros y control sobre el contenido finalmente publicado. La responsabilidad institucional sobre una comunicación no se traslada automáticamente a la herramienta utilizada para producirla o asistir su elaboración.
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BLOQUE V | CREDIBILIDAD, DESINFORMACIÓN Y RESPUESTA INSTITUCIONAL
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37. ¿QUÉ ES LA DESINFORMACIÓN Y POR QUÉ REPRESENTA UN RIESGO?
La circulación de información falsa, manipulada, descontextualizada o engañosa puede afectar la comprensión de los hechos, las decisiones de las personas y la confianza entre instituciones y públicos.
Sin embargo, no toda información incorrecta debe calificarse automáticamente como desinformación intencional.
Puede existir un error, información incompleta, información desactualizada o una interpretación equivocada. La comunicación responsable debe procurar distinguir estas situaciones antes de atribuir intenciones.
38. ¿QUÉ PAPEL CUMPLE LA COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL FRENTE A INFORMACIÓN FALSA O INEXACTA?
Puede contribuir a verificar hechos, aportar documentos o fuentes, explicar el contexto y corregir afirmaciones que afecten la adecuada comprensión de un asunto.
La respuesta debe guardar proporción con la relevancia de la información y evitar amplificar innecesariamente contenidos que carezcan de importancia o alcance significativo.
39. ¿QUÉ DEBE HACER ACIMCOL SI PUBLICA INFORMACIÓN INCORRECTA?
Debe evaluar la naturaleza y alcance del error y adoptar la medida adecuada para corregirlo.
Según el caso, esto puede implicar actualizar, aclarar, rectificar o sustituir información y procurar que los públicos afectados puedan conocer la versión correcta.
Cuando resulte útil para la transparencia y trazabilidad, puede dejarse constancia de que el contenido fue actualizado o corregido.
40. ¿CORREGIR UNA PUBLICACIÓN SIGNIFICA SIEMPRE ELIMINARLA?
No.
Dependiendo del caso puede resultar más adecuado corregir, actualizar, aclarar, sustituir o retirar el contenido.
La decisión debe considerar la naturaleza del error, sus efectos, el canal utilizado y la necesidad de evitar que continúe circulando una versión incorrecta.
La trazabilidad de una corrección puede ser una buena práctica cuando contribuya a la transparencia.
41. ¿CÓMO DEBE COMUNICARSE ACIMCOL ANTE UNA SITUACIÓN SENSIBLE O CONTROVERTIDA?
Debe procurar verificar los hechos antes de responder, identificar las fuentes disponibles, evitar especulaciones, respetar las competencias de autoridades y terceros y distinguir claramente entre hechos confirmados, asuntos en verificación y posiciones institucionales.
Cuando corresponda, la información debe centralizarse o escalarse a las personas responsables antes de emitir una posición pública.
42. ¿DEBE ACIMCOL ATRIBUIR PÚBLICAMENTE RESPONSABILIDADES SIN VERIFICACIÓN SUFICIENTE?
No.
La comunicación institucional debe evitar presentar como hechos concluidos afirmaciones cuya certeza no haya sido suficientemente establecida.
Debe distinguirse, según corresponda, entre una denuncia, una investigación, una actuación administrativa, una sanción, una decisión judicial u otras situaciones jurídicas.
Informar sobre la existencia de un procedimiento no equivale a afirmar anticipadamente su resultado.
43. ¿POR QUÉ ES IMPORTANTE GENERAR Y COMPARTIR CONOCIMIENTO SOBRE EL SECTOR MUSICAL?
Porque el conocimiento facilita la comprensión de los derechos, responsabilidades, desafíos, oportunidades y transformaciones que afectan al sector.
Su circulación puede fortalecer la formación de creadores, titulares, usuarios, gestores, autoridades y ciudadanía y contribuir a decisiones mejor informadas.
Divulgar conocimiento no significa convertir una explicación institucional en una fuente jurídica. Cuando una afirmación dependa de una norma, decisión o documento oficial, debe ser posible identificar la fuente correspondiente.
44. ¿CUÁL ES EL COMPROMISO DE ACIMCOL FRENTE A LA COMUNICACIÓN Y LA DIVULGACIÓN INSTITUCIONAL?
ACIMCOL procura desarrollar comunicaciones claras, verificables, pedagógicas, responsables y coherentes con su actividad institucional.
Este compromiso comprende promover el acceso a información útil, escuchar a sus públicos, diferenciar adecuadamente las fuentes, respetar los derechos involucrados, utilizar responsablemente los canales de comunicación y corregir la información cuando sea necesario.
La comunicación institucional puede orientar y facilitar la comprensión, pero no sustituye las competencias de las autoridades ni el asesoramiento profesional especializado cuando estos sean necesarios.
45. ¿CÓMO PUEDE UNA COMUNICACIÓN DE CALIDAD FORTALECER EL ECOSISTEMA MUSICAL?
Puede contribuir a mejorar el acceso al conocimiento, fortalecer la visibilidad de los actores del sector, facilitar la comprensión de derechos y responsabilidades, promover espacios de cooperación y favorecer relaciones basadas en información verificable.
Un ecosistema musical mejor informado dispone de mayores herramientas para participar, dialogar, crear, proteger derechos y tomar decisiones responsables.
PRINCIPIO RECTOR DEL MÓDULO
ACIMCOL comunica para informar, orientar y construir confianza. Por ello verifica antes de afirmar, distingue hechos de opiniones, identifica sus fuentes, adapta el lenguaje sin alterar el contenido, respeta los derechos de terceros, utiliza responsablemente sus canales y corrige cuando sea necesario. La credibilidad institucional no depende solamente de comunicar, sino de poder respaldar lo comunicado.
